Obligación de apertura de expediente antes del despido: todo lo que debes saber
Uno de los errores más frecuentes que cometen tanto trabajadores como empresas consiste en creer que siempre es obligatorio abrir un expediente disciplinario antes de despedir a un empleado. La realidad jurídica es bastante más compleja.
En España, la obligación de tramitar un expediente previo depende de diversos factores: el tipo de despido, el convenio colectivo aplicable, si el trabajador es representante legal de los trabajadores o incluso de la interpretación que están realizando actualmente los tribunales sobre el derecho de audiencia previa.
En los últimos meses esta materia ha adquirido una enorme relevancia debido a la doctrina del Tribunal Supremo relativa al Convenio 158 de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), que está modificando la forma de entender los despidos disciplinarios.
En este artículo analizamos cuándo es obligatorio abrir un expediente, qué requisitos debe cumplir, qué consecuencias tiene no hacerlo y qué puede hacer un trabajador si considera que su despido vulnera sus derechos.
¿Qué es un expediente disciplinario?
El expediente disciplinario es un procedimiento interno mediante el cual la empresa comunica al trabajador los hechos que se le imputan y le concede la posibilidad de formular alegaciones antes de adoptar una sanción grave, especialmente el despido disciplinario.
Su finalidad es garantizar varios principios básicos:
- Derecho de defensa.
- Derecho de audiencia.
- Contradicción de los hechos.
- Evitar decisiones arbitrarias.
No debe confundirse con la carta de despido.
La carta comunica la decisión empresarial.
El expediente pretende que esa decisión se adopte después de escuchar al trabajador cuando la normativa lo exige.
¿Es obligatorio abrir expediente antes de despedir?
La respuesta corta es:
No siempre.
Depende de cuatro situaciones fundamentales.
1. Cuando lo exige el Estatuto de los Trabajadores
El Estatuto de los Trabajadores únicamente impone de forma expresa el expediente contradictorio en determinados supuestos.
El caso más conocido es el de los representantes legales de los trabajadores.
El artículo 68 del Estatuto establece que antes de sancionar por falta grave o muy grave a un delegado sindical o miembro del comité de empresa deberá tramitarse expediente contradictorio.
En él deberán ser oídos:
- el trabajador afectado;
- el resto de representantes.
Si la empresa despide directamente sin seguir este trámite, el despido puede ser declarado improcedente e incluso nulo en determinadas circunstancias.
2. Cuando lo establece el convenio colectivo
Muchísimos convenios colectivos obligan a abrir expediente disciplinario antes de imponer determinadas sanciones.
Esto ocurre con frecuencia en sectores como:
- transporte;
- limpieza;
- seguridad privada;
- metal;
- hostelería;
- comercio;
- administraciones públicas.
Cada convenio puede establecer requisitos distintos.
Por ejemplo:
- comunicación escrita;
- audiencia al trabajador;
- plazo para alegaciones;
- audiencia sindical;
- comisión disciplinaria.
Si la empresa incumple el procedimiento previsto en el convenio, el despido puede ser declarado improcedente.
Por ello resulta imprescindible revisar siempre el convenio colectivo aplicable antes de valorar la legalidad del despido.
3. Cuando existe obligación derivada del Convenio 158 de la OIT
Aquí es donde encontramos la mayor novedad jurídica.
El artículo 7 del Convenio 158 de la OIT establece:
No deberá darse por terminada la relación de trabajo por motivos relacionados con la conducta o rendimiento del trabajador antes de ofrecerle la posibilidad de defenderse de los cargos formulados.
Durante muchos años este precepto apenas tuvo aplicación práctica en España.
Sin embargo, recientemente el Tribunal Supremo ha comenzado a otorgarle una relevancia mucho mayor.
Esto significa que, salvo situaciones excepcionales, la empresa debería permitir al trabajador defenderse antes de adoptar un despido disciplinario basado en su conducta.
Esta doctrina todavía continúa evolucionando y será determinante en los próximos años.
4. Cuando el convenio interno de empresa lo establece
Algunas empresas cuentan con:
- reglamentos internos;
- códigos disciplinarios;
- protocolos laborales;
- manuales internos.
Si dichos documentos obligan a tramitar expediente previo, la empresa deberá respetarlos.
En caso contrario podrá producirse un incumplimiento del procedimiento disciplinario.
La nueva doctrina del Tribunal Supremo
La sentencia del Tribunal Supremo de 18 de noviembre de 2024 supuso un importante cambio interpretativo.
Hasta entonces era habitual considerar suficiente la simple entrega de la carta de despido.
Sin embargo, el Alto Tribunal interpretó que el artículo 7 del Convenio 158 de la OIT tiene aplicación directa en España y que, con carácter general, el trabajador debe poder defenderse antes de ser despedido disciplinariamente, salvo que razonablemente no pueda exigirse al empresario. Esta doctrina está generando una importante adaptación de la práctica empresarial y de la litigación laboral.
Esto no significa que todos los despidos anteriores sean inválidos.
Pero sí obliga a analizar cuidadosamente cada caso.
¿Qué debe contener un expediente disciplinario?
Aunque dependerá del convenio aplicable, normalmente debería incluir:
Comunicación de los hechos
La empresa debe explicar:
- qué ocurrió;
- cuándo ocurrió;
- dónde ocurrió;
- qué normas considera incumplidas.
No basta con afirmaciones genéricas.
Por ejemplo, no sería suficiente decir:Ha perdido la confianza de la empresa.
Debe explicarse qué conducta concreta motiva dicha pérdida de confianza.
Posibilidad de alegaciones
El trabajador debe disponer de un plazo razonable para responder.
Puede:
- aportar documentos;
- explicar los hechos;
- proponer testigos;
- negar las acusaciones.
Valoración de las alegaciones
La empresa debe analizar las explicaciones recibidas.
No basta con recibirlas y despedir igualmente sin valorar su contenido.
Resolución final
Tras analizar toda la documentación, la empresa decidirá:
- archivar el expediente;
- imponer sanción;
- despedir disciplinariamente.
¿Qué ocurre si la empresa no abre expediente cuando era obligatorio?
Las consecuencias pueden ser importantes.
Entre ellas:
Despido improcedente
Es la consecuencia más habitual.
La empresa deberá:
- readmitir al trabajador;
o
- pagar la indemnización correspondiente.
Despido nulo
En algunos supuestos especialmente protegidos podrá declararse la nulidad.
Esto sucede cuando además existen vulneraciones de derechos fundamentales.
Por ejemplo:
- discriminación;
- represalias;
- vulneración de libertad sindical;
- acoso.
Indemnizaciones adicionales
Si además existe vulneración de derechos fundamentales, pueden imponerse indemnizaciones por daños morales.
¿Es obligatorio escuchar siempre al trabajador?
No necesariamente.
El propio Convenio 158 admite excepciones.
Por ejemplo:
- agresiones muy graves;
- violencia inmediata;
- imposibilidad objetiva de audiencia;
- riesgo para personas o bienes.
No obstante, estas excepciones deben interpretarse de forma restrictiva.
La empresa deberá justificar por qué no resultaba posible escuchar previamente al trabajador.
Diferencia entre expediente disciplinario y carta de despido
Es frecuente confundir ambos conceptos.
La carta de despido:
- comunica la decisión empresarial.
El expediente disciplinario:
- se desarrolla antes de adoptar esa decisión.
Por tanto, entregar únicamente una carta de despido no equivale necesariamente a haber respetado el derecho de audiencia cuando éste resulta exigible.
¿Qué ocurre en los despidos objetivos?
En principio, el despido objetivo no exige expediente disciplinario.
Esto se debe a que no responde a una conducta culpable del trabajador.
Las causas suelen ser:
- económicas;
- organizativas;
- técnicas;
- productivas;
- ineptitud;
- faltas de adaptación.
No obstante, si el empresario utiliza un despido objetivo para ocultar un verdadero despido disciplinario, los tribunales analizarán la realidad de los hechos.
Errores más frecuentes de las empresas
Los juzgados observan con frecuencia errores como:
Acusaciones genéricas
No concretar fechas ni hechos.
Ausencia de pruebas
No aportar documentos que acrediten las acusaciones.
No permitir alegaciones
Comunicar directamente el despido.
Incumplir el convenio colectivo
Olvidar que el convenio exige expediente.
Carta de despido insuficiente
Explicar de forma vaga los incumplimientos.
¿Qué debe hacer un trabajador despedido?
Si considera que el procedimiento no se ha respetado, conviene actuar rápidamente.
Los pasos habituales son:
- Solicitar toda la documentación.
- Revisar el convenio colectivo.
- Analizar si existía obligación de expediente.
- Comprobar si existió audiencia previa.
- Presentar papeleta de conciliación.
- Interponer demanda dentro del plazo legal.
Debe recordarse que el plazo para impugnar un despido es de 20 días hábiles, por lo que no conviene esperar.
Recomendaciones para las empresas
Las empresas también pueden evitar numerosos problemas siguiendo unas pautas básicas.
Antes de despedir deberían:
- revisar el convenio colectivo;
- comprobar si existe obligación de expediente;
- documentar adecuadamente los hechos;
- conceder audiencia cuando proceda;
- conservar todas las pruebas;
- redactar correctamente la carta de despido.
Muchos despidos son declarados improcedentes por errores formales que podrían haberse evitado.
La importancia de un buen asesoramiento jurídico
Cada despido presenta circunstancias diferentes.
No basta con conocer el Estatuto de los Trabajadores.
También deben analizarse:
- el convenio colectivo;
- la jurisprudencia más reciente;
- la doctrina del Tribunal Supremo;
- la normativa internacional;
- la documentación existente.
Una pequeña diferencia procedimental puede cambiar completamente el resultado del procedimiento judicial.
Conclusión
La obligación de abrir un expediente antes de despedir no existe en todos los casos, pero tampoco puede afirmarse que sea una mera formalidad sin importancia. La normativa laboral, los convenios colectivos y la reciente evolución de la jurisprudencia han reforzado las garantías del trabajador, especialmente en los despidos disciplinarios.
La aplicación del artículo 7 del Convenio 158 de la OIT y la doctrina más reciente del Tribunal Supremo obligan a las empresas a extremar la prudencia antes de adoptar una decisión extintiva basada en la conducta del empleado. Omitir la audiencia previa cuando resulta exigible puede tener consecuencias relevantes, desde la declaración de improcedencia hasta, en determinados supuestos, la nulidad del despido.
Para el trabajador, conocer estos requisitos puede marcar la diferencia entre aceptar un despido aparentemente válido o impugnarlo con posibilidades de éxito. Para la empresa, respetar el procedimiento no solo reduce el riesgo de litigios, sino que demuestra una actuación conforme a los principios de buena fe y seguridad jurídica.
En definitiva, antes de cualquier despido disciplinario resulta imprescindible analizar el convenio colectivo aplicable, la normativa vigente y la jurisprudencia más reciente. Un error procedimental puede convertir un despido que parecía justificado en una decisión judicialmente insostenible.
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